V minulém díle jsme rozebrali důvody, které mohou firmy vést k rozhodnutí opustit plánování v Excelu. Nevylučujeme, že pro mnoho subjektů, zejména pro menší firmy, zůstane Excel nejvhodnější technologií i pro oblast plánování. Nicméně to nijak nesnižuje výzvy zejména v oblasti datové kvality a zabezpečení, kterým budou muset čelit. Jak ale postupovat, když se rozhodnete pro integraci vašeho stávajícího Power BI řešení s vybraným plánovacím toolem umožňujícím write-back z reportingového prostředí?

Základní aspekty, kterým byste měli věnovat pozornost budete-li zvažovat přesun od nesystematického plánování k novému plánovacímu softwaru jsou:

• Specifikace potřeb – máte definované potřeby byznysu týkající se plánování a znáte související procesy; víte, kolik MDs ve vaší firmě zabírá plánování
• Vize BI ve vaší společnosti – usilujete spíše o konsolidované řešení, kde budete mít „vše na jednom místě“, nebo se nebráníte používání různých toolů, které budete vůči sobě integrovat
• Datová kultura – ve vaší společnosti máte položeny základy datové kultury a datové gramotnosti a pracujete na jejím zlepšování
• Technologická připravenost – používáte Power BI a vaši uživatelé s ním dokážou pracovat
• Koordinace s byznysem – vaši koncoví uživatelé podporují přechod z MS Excel na sofistikovanější technologii
• Road mapa implementace řešení – promýšlíte, jaký tool zvolit, jestli nechat vypracovat proof of concept, kdy začít s nasazováním, koho kdy a jak zapojit do procesu nasazování, kdo bude zodpovědný za vývoj řešení, jakým způsobem bude řešení spravováno po jeho nasazení, jak bude probíhat evaluace atd.
• Cena – jaká je celková cena za licence a veškeré komponenty, které budete potřebovat

Možná si v tuhle chvíli říkáte, proč investovat do nové technologie, když pro write-back funkcionalitu v Power BI můžete využít například Power Apps a Power Automate. Přestože jde o dílčí část ekosystému MS Power Platform, bavíme se o značně omezených scénářích využití, které nepokrývají komplexitu finančního řízení podniku. Kromě toho naprogramovat aplikaci vyžaduje po Power BI vývojáři investici do studia nového toolu, nového jazyka a jeho funkcí. Je také zapotřebí určitá znalost UX, aby bylo workflow pro koncové uživatele skutečně efektivní a srozumitelné. Nakonec se vývojář tohoto řešení nevyhne omezením Power Apps v podobě počtu řádků, odpojení Power Apps vizuálu od ostatních vizuálů v reportu (v důsledku uživatel např. nemůže filtrovat kliknutím do Power App vizuálu), nehledě na zvýšenou režii spojenou s administrací a údržbou. U našich klientů se k Power Apps uchylujeme v případě jednodušších scénářů – například přidání komentáře k záznamu ve výpisu faktur. Pokud se jedná o komplexnější scénáře vyžadující například překopírování hodnot z aktuálů do plánů, jejich hromadné navýšení nebo ponížení o X procent a přepsání konkrétních hodnot na základě byznysové znalosti, pak si s Power Apps nevystačíme.

Na trhu již dnes existují dodavatelé, kteří vám poskytnou software k zápisu hodnot z prostředí Power BI do databáze, rozhraní k master data managementu souvisejících číselníků a mnoho dalšího až po custom Power BI vizuály vytvořené speciálně pro finanční problematiku. O jednom takovém nástroji se dozvíte více v příštím článku. Do té doby si můžete pro inspiraci přečíst, jak zajistit, aby implementace BI projektu neselhala.

Autor: Linda Slováková, oddělení Power BI
linda.slovakova@dolphinconsulting.cz