V minulých článcích jsme si ukázali, jak vytvořit vlastní rozcestník reportů v Power BI a následně jsme ikonky obohatili o další grafické prvky s informační hodnotou. Nyní si ještě ukážeme, jak si pohrát s rozložením ikon a navrhneme alternativní layouty s dalšími užitečnými prvky.

Nastavení mřížky pro umístění ikon

Již v prvním článku bylo vysvětleno, jak se vytváří mřížka v tabulce typu matrix, do níž se umisťují jednotlivé ikonky. Počet řádků a sloupců jsme nastavili parametricky proto, aby bylo možné rozložení snadno upravit. Jelikož chceme tento článek věnovat právě úpravám layoutu, ukážeme si, jak je úprava rozložení jednoduchá a rychlá. Kliknutím na možnost Transform data / Edit parameters změníme maximální počet sloupců v layoutu – parametr MaxColCount, potvrdíme a odklikneme Apply changes.

Ještě se podíváme na jednu ukázku, kde změnou počtu maximálního počtu řádků zároveň dosáhneme „přelití“ celého oddělení z pravého vizuálu do levého. Chceme se řídit principem zleva-doprava, shora-dolů i v tomto případě, abychom efektivně pracovali s místem. Toho jsme dosáhli filtrační metrikou, která řídí, které oddělení se objeví, na kterém ze dvou vizuálů typu matrix. Princip je takový, že čísluje oddělení tak, aby se vždy kompletně vešlo na stránku. Pokud by se nevešlo celé, umístí se do dalšího vizuálu.

V případě nedostatku místa, stačí jen rozkopírovat vizuál, všechny umístit vedle sebe do třech sloupců a novému vizuálu správně nastavit filtraci.

Jak řešit větší množství reportů v každém oddělení

Předchozí rozložení nemusí být úplně ideální ve chvíli, kdy potřebujete do každého oddělení vykreslit mnohem více reportů. V takovém případě už jedna obrazovka nemusí stačit. Z pohledu UX designu bychom se ale rádi vyhnuli scroll-barům, které se ve vizuálech přirozeně zobrazí. Raději bychom zvolili zobrazení v jednotlivých záložkách, a to buď vertikálních, nebo horizontálních. Vertikálně umístěná tlačítka doporučujeme tehdy, je-li oddělení více. Dají se totiž zúžit a zůstávají stále dobře čitelné.

Horizontálně orientovaná tlačítka naopak volíme spíš tehdy, máme-li oddělení menší počet a v nich velké množství reportů.

Nastavení matrix tabulky do tohoto stavu zabere překvapivě málo času. Metriky a vykreslující ikonky není třeba vůbec nijak měnit. Můžeme pouze nastavit větší počet sloupců i řádků mřížky pro vykreslení. Toho dosáhneme opět postupem uvedeným výše. A pokud by nám nestačila mřížka pro vykreslení všech reportů, je v tomto rozložení s jednou matrix tabulkou mnohem akceptovatelnější nechat zobrazit boční scroll-bar.

Další varianty layoutu

Pokud chceme dosáhnout toho, že náš rozcestník reportů bude opravdovým „středobodem“ firemního prostředí, že bude první stránkou, kterou každé ráno vaši kolegové navštíví, nebo se stane dokonce domovskou stránkou v prohlížeči, je vhodné přidat celou řadu užitečných odkazů.

V moderních společnostech se do většiny systémů přistupuje skrze webový prohlížeč, takže není problém na tyto systémy přidat odkaz. Mimo odkazů na cloudové nástroje typu Microsoft Dynamics, Salesforce apod., by určitě neměly chybět linky na slovník klíčových ukazatelů v reportech (KPI) s definicemi a vzorečky, jakými se počítají. Dále také nezapomeňme na firemní Sharepoint stránky, kterých mnohdy bývá i více, případně systém pro správu číselníků, ticketovací systém, HR systém s přehledem benefitů, čerpání dovolených a mnoho dalších. Sekci s těmito odkazy bychom umístili do levého bočního panelu a samotné ikonky s odkazy na reporty bychom drželi vpravo od tohoto panelu.

Nezapomínejme, že stránka s rozcestníkem může zároveň zobrazovat ty nejdůležitější ukazatele, které je třeba mít stále na očích. Například do zbývajícího prostoru v levém panelu umístit minigraf zobrazující skutečné plnění plánu oproti očekávání. Dále lze přidat srovnání čistého příjmu v právě probíhajícím roce ve srovnání s uplynulým rokem, díky němuž je možné identifikovat, zda je potenciální pokles způsobený běžným chováním trhu v daném období či nikoliv.

Vizuály by měly být velmi jednoduché bez samotných čísel. Hodnoty je totiž možné zobrazit v tooltipu až tehdy, začne-li se o ně uživatel zajímat. Rozcestník si takto nadále udrží čistotu designu a celkovou přehlednost.

Barevné schéma si lze snadno upravit podle vlastní představy nebo na základě firemního grafického manuálu.

Řada uživatelů ocení možnost nastavení tzv. dark mode, kde ale všechny prvky zůstávají nadále perfektně čitelné.

Další alternativou layoutu může být přístup takzvaných karet. Pokud máte ve firmě pevně definovaný počet oddělení, je možné takové karty vytvořit. Jedná se o přístup méně flexibilní než předchozí varianty (pro každou skupinu je vytvořena jedna karta a nelze je dynamicky měnit), nicméně je to velmi čisté a přehledné řešení. Do panelu na pravé straně jsme přidali opět pár důležitých odkazů. V případě menšího počtu reportů lze karty zmenšit a v prázdných kartách opět zobrazovat nejdůležitější a nejsledovanější KPI či notifikace.

Výhodou tohoto řešení oproti ostatním variantám je možnost snadného sestavení mobilního layoutu.

Na závěr máme ještě zjednodušenou variantu zobrazení. Jedná se o prostý výpis všech reportů za sebou, kde oddělení rozlišujeme pouze barvou. Takové řešení je vhodné hlavně tehdy, kdy se obsah reportů z jednotlivých oddělení výrazně prolíná a samotné rozřazení do oddělení má spíš formální význam. V případě potřeby lze zúžení výběru zobrazených reportů ve výčtu skrze legendu v hlavičce reportu jednotlivá oddělení filtrovat.

Závěr

Ukázali jsme si, jak snadno lze rozcestník reportů modifikovat dle vlastních potřeb. Názorné ukázky demonstrují, že pokud máte řešení dobře navrženo, není problém za pomoci několika jednoduchých kroků a parametrizace dosáhnout úplně odlišného rozložení a vzhledu reportu. Takto dosáhnete v opravdu krátkém čase velmi atraktivních výsledků, které zaujmou a stanou se příjemným a užitečným pracovním nástrojem pro většinu Vašich kolegů.

Zaujaly vás naše ukázky? Vybrali byste si mezi námi navrženými layouty? Máte nápad na jiný layout, který by se vám hodil více? Napadá vás něco dalšího, co by se vám v rozcestníku reportů ještě líbilo? Nebo řešíte nějaký problém s implementací podobného řešení a nevíte si s tím rady? Ozvěte se nám. Těšíme se na každou další výzvu.