Chcete být Data-Driven?

Tak buďte Data-Informed & Data-Inspired

případové studie

Report, dashboard nebo stránkovaný report v Power BI?

Jak vybírat vhodnou formu reportingu? Kdy je vhodné použít dashboard, kdy naopak report či stránkovaný report a proč? Odpovědi naleznete v následujícím článku.

Tuhle otázku si často pokládají firmy, které poprvé přistupují k zavádění automatizovaného reportingu. Jenže předtím, než se začne vytvářet jakékoliv BI řešení, je důležité si v první řadě uvědomit, v jaké formě chceme informaci zobrazovat a kdo bude uživatelem dané informace. A jako druhý krok vybírat vhodnou formu reportingu. Když se mluví o formě reportingu, máme na mysli nejčastěji report nebo dashboard.

V praxi se často setkáváme s tím, že tyto pojmy se mezi sebou nahrazují, jedná se však o dvě úplně odlišné věci, sloužící k různým účelům. Pochopení rozdílů mezi těmito základními formami reportingu přispěje k tomu, aby potenciál každé z nich byl využit nejlepším způsobem a s největším přínosem pro uživatele. V tomto článku si vysvětlíme, co si představujeme pod pojmy report a dashboard ve světě Business Inteligence (konkrétně na příkladu technologie Power BI). Povíme si, jaké jsou jedinečné charakteristiky každé z těchto dvou reportingových forem, a taky kdy, proč a jakou z nich je lepší použít. Podíváme se také na specifický druh reportů – stránkované reporty. Zapněte si bezpečnostní pásy, vydáváme se na cestu do BI vesmíru.

Co je řídící panel neboli dashboard?

Stephen Few, profesor Datové Vizualizace definuje dashboard následujícím způsobem:

„A dashboard is a visual display of the most important information needed to achieve one or more objectives; consolidated and arranged on a single screen so the information can be monitored at a glance.“

Zdroj: Dashboard Confusion Revisited (perceptualedge.com)

Klíčová slova v této definici jsou: nejdůležitější, konsolidovaná a jedna obrazovka – cílem dashboardu je nabídnout kompletní každodenní pohled na určitou podnikovou oblast nebo proces.

Jinými slovy, dashboard si můžeme představit jako stránku, která prostřednictvím vizualizací vypráví nějaký příběh. Zobrazuje se na něm jen nejdůležitější informace – klíčové KPI, potřebné k okamžitému a rychlému rozhodnutí nebo zásahu – „Data mně něco indikují, zvednu se a jdu to řešit.“  Tady je klíčové vytvořit dashboard takovým způsobem, aby se z něj dala informace, potřebná pro rychlé rozhodnutí, jednoduše vyčíst.

Dashboard skládáme z dlaždic s vizualizačními prvky, které pochází z jednotlivých reportů, přičemž každý z nich může být založen na jiné datové sadě. Na rozdíl od reportu, v dashboardu tedy může být zobrazená informace z různých datových sad. Dashboard navíc slouží jako navigační panel k těmto podrobným podkladovým reportům a je nejčastěji využíván řídícími pracovníky k rychlému zmapování a analýze stávající situace v podniku.

Dashboard je snadno upravitelný. Každý uživatel si ho může přizpůsobit podle svých představ a potřeb: může změnit velikost dlaždic, jejich pořadí a také přidat nové dlaždice (obrázek, text, odkaz na web a video). Dashboard je jakýmsi pohledem uživatele na svět a lze ho jednoduše upravit podle toho, co chce uživatel zrovna vidět. Jiný pohled na stejný proces, a tak i použitý výsledný dashboard, bude mít CEO, manažer pobočky nebo vedoucí oddělení.

Další zajímavou funkci dashboardů je možnost nastavit upozornění (alarmy) pro dlaždice typu měřidlo, klíčový ukazatel výkonu a karta, které byly připnuté z vizuálů sestav. Pokud sledovaná hodnota překročí nastavený limit, uživatel dostane e-mail s upozorněním. Dashboard tak nabízí možnost neustálého monitoringu klíčových podnikových ukazatelů. V platformě Power BI se dashboardy vytvářejí v cloudové službě Power BI Service, což mimo jiné umožnuje jejich snadnou self-service tvorbu a použití souvisejících funkcionalit.

Co je sestava neboli report?

Sestava Power BI, na druhou stranu, je kombinací více vizuálních prvků (grafy, texty, hodnoty…) rozmístěných na jedné či více stránkách, které mohou být vzájemně propojeny. Data vizualizovaná v sestavě lze zkoumat pomocí filtrování a průřezů na základě určitých kritérií. Report vytvořený v Power BI je na rozdíl od dashboardu, vždy založen na jedné sadě dat.

Zdroj: Dashboard vs Report; Differences At a Glance – Power BI – RADACAD

Sestavy Power BI jsou optimalizovány tak, aby umožnily uživateli nejvyšší úroveň interaktivity.

Například používání průřezů a filtrů umožnuje měnit pohled na data a zobrazovat různé sety dat podle potřeb uživatele. Sales report, který je vyžíván vícero prodejci umožnuje pomocí filtrů zobrazit ve stejné sestavě data pro konkrétní region/obor/zákazníka, a tak přizpůsobit data konkrétnímu prodejci.

Při výběru jednoho elementu v určité vizualizaci (například barevného segmentu sloupcového grafu) se ostatní vizualizace automaticky přizpůsobí a v reportu se zobrazí data související právě s vybraným elementem. Uživatel si tak může velice jednoduše hrát s prvky sestavy a získávat z nich nové náhledy a podněty.

Další varianta interakce uživatele s reporty je funkce Drill down/up – jedná se o možnost přepínat mezi různými úrovněmi hierarchie, a tak získávat data různé granularity. Můžeme například zobrazovat informace o prodejích za rok, čtvrtletí či měsíc nebo podle regionu a zemí.

Co je stránkovaná sestava neboli paginated report?

Kromě reportů v digitální podobě, existuje jiný druh reportu, zaměřený na zobrazování a tisk rozsáhlých tabulek dat. Jedná se o tzv. pixelově dokonalé stránkované sestavy (paginated reports). Tyto sestavy se nazývají stránkované, protože jsou naformátovány tak, aby se dobře vešly na vytištěnou stránku. Při návrhu těchto reportů lze kontrolovat rozvržení stránky s přesností na pixel, a proto jsou stránkované reporty často využívány tam, kde je potřeba vytvořit výstup optimalizovaný pro tisk. Příkladem takového výstupu může být výkaz zisků a ztrát, sales report nebo faktury. Fakturant může pomocí stránkovaných sestav vytvářet nebo tisknout faktury, manažer prodeje si může zobrazit objednávky podle obchodu nebo prodejce. Tento druh reportu lze exportovat do více formátů včetně PDF, Wordu, XML, PowerPointu a Excelu, přičemž při exportu se zachová veškeré formátování.

Zdroj: Stránkované sestavy ve službě Power BI – Power BI | Microsoft Docs

Stránkovaná sestava může mít řadu různých zdrojů dat a na rozdíl od sestav Power BI nemá základní datový model. Samotný report neobsahuje žádná data, jen metadata. K tvorbě stránkovaných reportů se používá samostatný nástroj – Power BI Report Builder, ve kterém se sestava definuje. Definice sestavy říká, kde a jaká data se mají získat a jak se mají zobrazit, řeší se nastavení formátování, případně tvorba počátečních parametrů. Když uživatel sestavu pustí, Report Builder vezme definici sestavy, načte data, zkombinuje to s vytvořeným návrhem rozložení reportu a vygeneruje report. V závislostí na definici uživatelem se zobrazí buďto výchozí data nebo data již profiltrovaná parametry, které uživatel obvykle zadává při spuštění reportu. Stránkované reporty jsou maximálně statické a interaktivita pro uživatele končí u výběru jednotlivých parametrů.

Při volbě stránkované sestavy jako výstupu pro report je třeba mít na mysli, že pokud budete chtít stránkovanou sestavu ukládat na Power BI Service a sdílet ji s jinými uživateli, budete potřebovat Power BI Premium licenci na kapacitu nastavenou na použitý pracovní prostor, nebo ten kdo publikuje/sdílí nebo je čtenářem reportu musí být Premium uživatel.

Shrnutí popsaných forem reportingu

Podívali jsme se na tři formy reportingu, jejichž společným rysem jsou vizualizace. Liší se od sebe způsobem, jakým se vizualizace zobrazují, mírou interaktivity pro uživatele, a účelem, pro který se tvoří. Pojďme si shrnout hlavní body pro každou z těchto forem.

Dashboardy mají jednu stránku, na které jsou zobrazeny klíčové vizualizace ve formě dlaždic postavené nad různými data sety a slouží jako navigace do detailů jednotlivých reportů. Jsou využívané spíše vedoucí pracovníky a vrcholovým managementem ke každodenní kontrole a rychlým rozhodnutím. Dashboardy jsou taktéž dobrým analytickým nástrojem, a tak budou užitečné pro jakékoliv diagnostické účely.

Stránkované reporty jsou uzpůsobené pro dokonalý tisk větších sad dat. Používáme je pro scénáře, které vyžadují výstup optimalizovaný pro tisk nebo generování PDF a kde není požadavkem vysoká interaktivita pro uživatele.

Reporty mají zpravidla více stránek, jsou postaveny nad jedním data setem, jsou plně interaktivní a mohou být použity ve všech ostatních případech.

Těžko se při tvorbě komplexního BI řešení omezíme jen na jednu formu reportingu. Reporty, dashboardy a stránkované reporty se vzájemně doplňují a obohacují, a proto by v efektivním BI modelu měly být nakombinovány takovým způsobem, aby výsledné řešení co nejlépe odpovídalo účelům reportingu pro jednotlivé byznysové uživatele.

 

Zdroje:Dashboard vs Report; Differences At a Glance – Power BI – RADACADDashboard Confusion Revisited (perceptualedge.com)Microsoft Docs

Autor: Anna Barková, BI konztultantka

Mohlo by vás zajímat

Číst další

Chcete nás kontaktovat?

Drop files here or
Max. file size: 2 MB.