ÚvodBlog3. díl: Acterys a Power BI jako plánovací nástroje
3. díl: Acterys a Power BI jako plánovací nástroje
„Chceme mít možnost psát komentáře k našemu P&L výkazu (výkaz zisku a ztrát) přímo v Power BI. Je to možné?” Pravděpodobně jste se s podobným typem požadavku v minulosti už setkali. V této sérii jsme si vysvětlili, že Power BI je v první řadě analytický nástroj, který defaultně neumožňuje zápis, nicméně existují různé způsoby, jak uživatelům tuto funkcionalitu dopřát. Pokud nakonec ze strany uživatelů nezůstane jen u komentářů, ale požadavky se rozšíří vertikálně i horizontálně, může být nový plánovací software skvělým řešením.
V minulém díle jsme vám představili základní aspekty, které je třeba zvážit při rozhodování o novém plánovacím nástroji, pokud váš současný reporting funguje v Power BI. V tomto díle vám chceme představit plánovací nástroj kompatibilní s Power BI, díky kterému budete moci využívat reporty nejen k vizualizaci dat, ale také k zápisu. Pojďme si vysvětlit, jak dosáhnout možnosti zapisovat a vytvářet tak plány přímo ve vašich Power BI reportech s pomocí softwaru od společnosti Acterys.
Za značkou Acterys se neskrývají pouze Acterys custom vizuály pro Power BI, o kterých jste možná četli na oficiálním Microsoft blogu, ale jedná o se o komplexní systém služeb a modulů, které vám umožní editovat hodnoty v prostředí vašeho reportu a okamžitě je uložit do databáze. Ať už jste zastánci on-premise nebo cloudových řešení, v tomto případě nebudete limitováni, protože Acterys lze nasadit v on-prem, cloud nebo hybridní formě. Jak již bylo řečeno, hlavní předností Acterys je kompatibilita s Power BI.
Představte si například váš stávající finanční report, ve kterém máte své finanční výsledky, budgety a forecasty po měsících. Nyní si představte, že přímo u vizuálu kliknete na tlačítko Edit a rázem se vám zpřístupní editace hodnot vašich plánovaných budgetů. A to není vše. Nepřicházíte ani o většinu Power BI funkcionalit, na které jste zvyklí: filtrování, drill-through, práci s dynamickými parametry, tvorbu záložek, nastavení row-level security, sdílení reportu napříč organizací atd.
Jak to celé funguje?
Nejprve je zapotřebí vytvořit datový model ve formě datové kostky, která je vstupní podmínkou pro zápis hodnot pomocí této technologie. Díky webové službě, která je součástí licence si můžete vytvořit model s využitím vašich existujících dimenzí jednoduchým nastavením loadu dat z dimenze ve vašem datovém skladu do databáze vytvořené pro účely zápisu (Azure SQL DB). Dimenze lze vytvořit (a spravovat) i manuálně v rozhraní pro master data management, které je opět součástí licence. Stejný postup platí i pro datovou kostku, do které budete zapisovat. Jakmile vytvoříte model, můžete se přesunout do známého prostředí Power BI Desktopu, kde nyní můžete vyvinout report určený pro čtení i zápis. Acterys custom vizuály lze stáhnout z Microsoft AppSource nebo z klientského portálu Acterysu. Vizuály narozdíl od standardních Power BI vizuálů obsahují specifické nastavení mapování na cílovou databázi, do které má proběhnout zápis hodnot. S využitím webového API pak dochází nejen k zápisu hodnot, ale také k uložení dalších metadat (informace o uživateli, čas a datum zápisu, status atd.). Z uživatelského pohledu je vhodné mít alespoň jednu Admin licenci a pro uživatele, kteří by měli mít možnost plánovat, pak zpravidla několik Planner licencí. Jako nadstavbu si lze k licenci za základní balíček služeb pořídit například také konektor na účetní systém, ERP nebo CRM, pokud víte, že využíváte řešení jedné z integrovatelných aplikací.
Co to přinese uživatelům vašeho reportingu
Vedle již zmíněných možností zápisu hodnot přímo do konkrétní buňky tabulky, popřípadě možnosti zapsat ke konkrétní buňce komentář, je možné mnohem efektivněji kontrolovat, kdo bude mít k čemu přístup. A to nejen prostřednictvím row-level security, ale také díky propracovanému workflow managementu, kde si můžete zadefinovat, že jakmile Planner v reportu označí budget pro období XY jako “dokončený”, již nebude možné vkládat nové hodnoty či upravovat stávající. Pracovníci finančního oddělení tuto možnost kontroly jistě ocení. Velmi praktickým prvkem je také možnost vytvoření rozvahy z vašich účetních dat variabilním přidáváním řádkových kalkulací s použitím specifického Acterys vizuálu vyvinutého v souladu s IBCS principy. Podobně je také možné ve stejném vizuálu přidávat custom kalkulace do sloupců na základě vzorce. De facto tak uživatelé dostávají podobné funkcionality, na jaké byli zvyklí z Excelu, v prostředí Power BI, byť v omezené míře. A navíc s tím rozdílem, že nad jejich kroky má vývojář reportu kontrolu. Pokud se rozhodnete zadat svému databázovému specialistovi historizaci jednotlivých aktualizací dat, pak získáte i možnost vrátit se v případě pochybení o několik kroků zpět. Nicméně hlavní benefit tohoto řešení tkví v tom, že rázem mohou vaši analytici data analyzovat, upravovat plány a vidět okamžité dopady a vliv změn na danou oblast či celou vaši společnost, to už záleží na use casu.
Pokud vás zaujala vidina plánování integrovaného ve vašem stávajícím Power BI reportingu a měli byste zájem o bližší informace, obraťte se na nás.
Chci více informací o Power BI
Chci vědět více
Autor: Linda Slováková
oddělení Power BI
linda.slovakova@dolphinconsulting.cz