Základní principy pro tvorbu efektivních reportů

V současné době se téměř žádná firma neobejde bez reportingu. Posledních deset let na popularitě nabývají tzv. self-service BI reportingové nástroje, které umožňují jednoduchou tvorbu reportů bez velkých technických znalostí. A tak se mnoho lidí pouští do tvorby reportů, aniž by věděli, jak k tomu správně přistupovat. Nedílnou součástí jakéhokoliv reportu je jeho design, který spočívá ve výběru vizuálů, jejich rozmístění na stránce a celkovém vizuálním vzhledu reportu. Uživatelé, kteří s reportingem teprve začínají, většinou přistupují k designu spíše subjektivně. Každá mince má ale dvě strany. A ta druhá strana mince self-service reportingu je právě problém s konzistencí, přehledností a efektivitou vyráběných reportů z hlediska designu informací.

Jste tvůrcem reportů a zajímá vás, jak vytvořit report, který bude mít přidanou hodnotu, bude čitelný, srozumitelný na první pohled a bude obsahovat jen relevantní vizuály pro rozhodování? Pořád řešíte to, že každý report, který tvoříte, je jiný a nedaří se vám sjednotit design všech reportů? Zvlášť velký chaos pak může nastat v situaci, kdy je reporting ve firmě tvořen vícero lidmi nebo dokonce různými oddělení. Pokud není vzhled těchto reportů sjednocen, takový výstup může vypadat chaoticky a nedůvěryhodně, navíc uživatelům bude zbytečně komplikovat práci s reporty.

Když mluvíme o efektivním reportingu, máme na mysli převážně reporty, které ukazují jen relevantní informace pro příjemce, umožnují data jednoduše srovnávat a vidět je ve vzájemných souvislostech, poskytují takovou interpretaci dat, jakou příjemce požaduje, omezují možnost jejich chybného výkladu a nejsou zahlcené vizuálním šumem.

Než se pustíme do výkladu, jak na efektivní reporting, je důležité zmínit dva základní principy, které bychom měli vždy držet v hlavě, když vytváříme jakýkoliv report nebo dashboard.

Jsou to principy jednoduchosti a konzistence.

Princip jednoduchosti = čistý, jasný design

Report splňující princip jednoduchosti by měl provázet uživatele skrz příběh, který mu chceme říct, kde každý element splňuje svůj účel a je jasně interpretovatelný. Před použitím jakéhokoliv vizuálu si položte otázku: Co chci tímto vizuálem říct? Co z něj uživatel musí vyčíst?

Použití principu jednoduchosti vám pomůže vytvořit reporty, které budou pro uživatele jasně a jednoznačně pochopitelné. Snažte se znázornit jen tolik informací, kolik je skutečně potřeba pro účel daného reportingu, abyste se vyhnuli chybné interpretaci dat ze strany uživatele.

Aby naše reporty byly přehledné a splňovaly svůj účel, je potřeba  minimalizovat vizuální šum. Tím může být například obrázek místo pozadí, příliš výrazné barvy u některých vizuálů, velké množství vizuálních distraktorů (ikonky, obrázky) i velké logo firmy. Ve většině případu jsou tyto prvky na reportech nepotřebné a mohou odvádět pozornost od toho, co chceme reportem říct. Velký důraz je potřeba klást i na správný výběr vizuálů a jejich počet na stránce. O tom budeme více hovořit v další části článku.

Princip konzistence

Tyhle tři otázky tvoří základ pro tvorbu efektivního reportu, který bude mít přidanou hodnotu pro uživatele.

Pro koho tvořím report? = Audience

Abyste dokázali vytvořit užitečný report, musíte vědět, pro koho reporting tvoříte, musíte znát tzv. koncového uživatele. Různé informace budou zajímat vrcholový management společnosti a manažery jednotlivých oddělení. Snažte se zjistit co nejvíce informací o svých uživatelích, o způsobu, kterým se na data dívají, o informacích, které by chtěli v reportu najít.

Proč tvořím report? = Cíl

Dále je potřeba zjistit účel nebo cíl konkrétního reportu. Chceme sledovat vývoj zisku v čase a být schopni dělat predikce do budoucna, nebo chceme sledovat faktory, které nejvíce ovlivňují zisk? Chceme zjistit, jak nám funguje marketing nebo logistické oddělení? Pokud nemáte cíl jasně definovaný při specifikaci zadání reportu, můžete použit následující otázky pro formulování cíle reportu:

Co chci reportem říct = storytelling

Jakmile máme informaci o audienci a cíli reportu, můžeme se zamyslet nad tzv. storytellingem: jaké informace, do jaké hloubky, pomocí jakých vizuálů a v jakém pořadí je budeme v reportu prezentovat. Ideálně by každý report, respektive stránka reportu, měl reprezentovat jednu user story, jinými slovy příběh kolem určité oblasti dat či tématu, který na konci vyprávění odpoví uživateli na otázku obsaženou v cíli reportu.

Vizualizace

Dalším navazujícím krokem je výběr a umístění vizualizací. V této kapitole zmíníme základní doporučení k práci s vizuály.

Je důležité nezahlcovat uživatele velkým množstvím myšlenek na jedné stránce. Ideální je mít na stránce maximálně 4 až 6 vizuálů. Platí pravidlo: Jedna myšlenka = jeden vizuál. Nesnažte se vměstnat do jednoho vizuálu příliš mnoho informací.

Vyhněte se tomu, abyste za každou cenu použili v jednom reportu všechny vizuály, kterými reportingový nástroj disponuje. Ve většině případů si vystačíte jen s několika málo druhy základních vizuálů, jako je liniový graf, sloupcový graf, tabulka, matice a KPI karta pro zobrazení klíčových metrik. Pamatujte si, že vizualizace má vyprávět příběh, a proto musí být dobře čitelná a jednoduše interpretovatelná. Čím jednodušší je vizuál, tím rychleji a snadněji z něj uživatel vyčte potřebné informace. Vyvarujte se používání vizuálů složitých na interpretaci, jako jsou 3D grafy, koláčové grafy, budíky apod.

Umístění vizuálů na stránce je stejně důležité jako výběr samotné vizualizace. Protože uživatel čte většinou od shora dolů a zleva doprava, doporučuje se všechny důležité informace umisťovat do horního levého rohu stránky. Snažte se seskupit vzájemně související informace - vizuály do jedné oblasti na stránce. Zarovnání vizuálů je také velmi důležité. Doporučujeme se řídit pravidlem násobků 5 nebo 10. To znamená, že vždy, pokud to váš reportingový nástroj umožnuje, nastavujeme šířku a délku vizuálu v násobcích 10 resp. 5 (100, 120, 135 atd). Mezery mezi jednotlivými vizuály by toto pravidlo měly také splňovat. Tento jednoduchý trik přidá každému reportu na profesionálním vzhledu.

Pokud byste se chtěli dozvědět více o různých typech vizuálů a kdy je vhodnější každý z nich použít, jaké parametry nastavit apod., velmi dobrá knihu na toto téma je: Show Me the Numbers: Designing Tables and Graphs to Enlighten od autora Stephena Fewa.

Barevná paleta

I tady platí princip konzistence zmíněný na začátku článku. Snažte se používat stejnou barevnou paletu pro všechny související reporty. Paleta by neměla obsahovat víc než 6 základních barev. Barvy by mezi sebou měly ladit a přitom by měly být dostatečně kontrastní, aby se daly ve vizuálech dobře rozlišit. Snažte se v legendách vizuálů používat stejné barvy pro označení stejných dimenzí nebo stavu. Vždy přemýšlejte o tom, jakým způsobem uživatel reportu barvy interpretuje. Často si firmy vytváří unifikovanou barevnou paletu, která se používá v reportingu napříč společností. Power BI například umožnuje vytváření své vlastní palety přímo v reportingové aplikaci, kterou lze následně uložit jako JSON soubor a používat ho jako vzor pro všechny následující reporty.

Závěrem

V tomto článku jsme se podívali na ožehavé, ale přitom často opomíjené, téma designu informací v reportingu. V první části článku jsme se dozvěděli o existenci dvou důležitých principů: konzistenci a jednoduchosti, o které se opíráme při tvorbě jakéhokoliv reportu. Zjednodušeně řečeno, princip konzistence nám říká, že veškeré použité prvky by měly být jednotné napříč reportem: formátování textu a vizuálů, barevný motiv, popisky grafů, jednotky, názvosloví apod. Když se řídíme principem jednoduchosti, znamená to, že zobrazujeme přiměřené množství informací na stránce a dbáme na čistotu designu - snažíme se eliminovat informační šum, který může být způsobený třeba obrázkem, příliš barevným pozadím stránky, které zbytečně poutá pozornost uživatelů nebo velkým množstvím použitých ikon. V další části článku jsme se věnovali jednotlivým fázím tvorby reportu a podrobně jsme se podívali na fázi přípravy a samotné vytváření vizuálních prvků. Během fáze přípravy chceme v první řadě zjistit, jaké je naše publikum, stanovíme cíle reportu a rozhodneme se, jaké informace chceme v reportu zobrazit. Ve fázi tvorby se zaměříme na správný výběr jednotlivých vizuálů pro tvorbu naší „user story“ a jejich umístění na stránkách reportu tak, aby náš příběh vhodně vyprávěly. Neměli bychom zapomenout i na výběr barev použitých ve vizuálech. Zde se doporučuje vybrat si maximálně 6 základních barev a pro barevné sladění reportů používat buďto barevný motiv dostupný ve zvoleném reportingovém nástroji nebo si vytvořit svoji vlastní paletu.

Autor: Anna Barková