Výběr nové BI platformy

Pokud jste došli k závěru, že váš starý reportingový nástroj potřebujete vyměnit za nový – hezčí, jednodušší a obecně tak nějak modernější, určitě uvažujete, jakým směrem se při výběru vydat. Chcete se vyhnout většině nedostatků a nešvarů, jaké vás trápí nyní. Právě ty ale mohou odvést vaši pozornost od těch opravdu důležitých požadavků.

Parametry, které byste měli vzít v úvahu, jsou následující:

• Statický reporting vs Self-service

Původně vývoj reportů vyžadoval velké IT schopnosti a věnovaly se mu specializované týmy. Aktuálním trendem je samostatná tvorba reportů a analýz pokročilými uživateli a klasický „profesionální“ vývoj ustupuje spíše do pozadí. Do jaké míry je takový přístup správný nyní ponechme stranou, v módě jsou každopádně intuitivní nástroje s jednoduchým ovládáním, které sice neposkytují tak široké možnosti formátování a přizpůsobení, ale výstupy je v nich možno tvořit rychle, jednoduše a relativně levně.

Správný výběr nástroje zde souvisí spíše s typem firmy – pokud máte tisíce pasivních konzumentů hotových reportů bez ambice dělat vlastní analýzy, pak byste měli stále zvažovat spíše „vývojářské“ reportingové nástroje. Pokud si chce většina uživatelů s daty „hrát“ a toto „hraní“ vám dává obchodní smysl, self-service nástroje jsou ideální volba. Univerzální nástroj zatím prakticky neexistuje, většina firem tedy problém řeší použitím nástrojů dvou.

• Cloud vs On-Premise

Každý přístup má své výhody i nevýhody. Cloudové nástroje obvykle lákají na prakticky neomezené škálování, snadnou správu a údržbu, rychlost zapnutí jednotlivých komponent a kontinuální rozšiřování funkcionality. Výhodou on-premise je obvykle letitá zkušenost interního IT se správou obdobných nástrojů, osvědčené metody zabezpečení, stabilita verzí s možností řídit si upgrade dle vlastních časových možností, přesná finanční kalkulace nákladů a v neposlední řadě i pocit bezpečí, když jsou data “pod vlastní střechou”. Dále existuje možnost hybridního řešení, a to hned několika směry – část aplikací on-premise / část cloud, nebo třeba cloudové virtuální servery s OS a on-premise instalací na nich. Možností jistě existuje více a je dobré myslet i na jejich přenositelnost, zálohování, dostupnost. Obecný trend směřuje spíše ke cloudovým technologiím, které vyžadují méně zásahů ze strany IT a jsou tak pro uživatele podstatně flexibilnější, pokud tedy neexistuje zásadnější důvod proti (legislativní, kulturní, bezpečnostní), určitě tomuto směru doporučujeme věnovat zvláštní pozornost.

• Kompatibilita a integrace

Stále více se klade důraz na možnosti integrace s dalšími nástroji, ale i obecné začlenění do kontextu IT infrastruktury. Už jen takový operační systém, který je nezbytný pro chod aplikace (a pozor – třeba i cloudové), může být nepříjemnou bolístkou. Dále tu jsou další požadavky jako třeba Single Sign-On, který obvykle bývá součástí té nejdražší korporátní licence. Už jen jediné z těchto kritérií vás může obratem vrátit hned na začátek rozhodování (ostatně stejně, jako všechny následující body).

• Open source vs komerční software

Řada firem zvažuje, že ušetří finance volbou některého z open source reportingových a analytických řešení. Z našich zkušeností můžeme říct, že open source nástroje v oblasti reportingu spíše zaostávají za nástroji komerčními a úspora se většinou smaže ve zvýšené pracnosti na řešení problémů a nedostatků, kterými open source nástroje trpí. K dispozici jsou již i relativně levné kvalitní nástroje a pokud se jejich cena v kontextu všech výhod, které lze správnou prací s daty a informacemi získat, zdá stejně příliš vysoká, je většinou ke zvážení, jestli do této oblasti vůbec investovat úsilí. Pokud je ale Open Source stejně preferovanou variantou, za zvážení stojí třeba JasperReports Server.

• Předvýběr horkých kandidátů

Na webu najdete spousty, i velmi kvalitních, článků, které se na porovnání reportingových a analytických nástrojů zaměřují. V začátku vám mohou pomoct s předvýběrem, pozor si však dejte na to, že takové články díky rychlosti rozvoje některých platforem rychle ztrácí na aktuálnosti a i rok staré srovnání již zdaleka nemusí být pravdivé. Určitou opatrnost doporučujeme při používání dobře známých Gartnerovských kvadrantů, které existují v tolika kategoriích, aby alespoň v některých exceloval každý dodavatel a partner. Jsou tak vhodné spíše pro politickou podporu již provedeného rozhodnutí.

• Finální výběr a PoC

Správný výběr nástroje záleží na vašich konkrétních podmínkách, potřebách, interním IT prostředí, struktuře uživatelů, znalostech a dalších parametrech. Neexistuje nejlepší Business Intelligence nástroj, ale pouze ten, který optimálně vyhovuje vám. Pro finální výběr si můžete nástroje na shortlistu nechat předvést jejich dodavateli, ale velký pozor si dávejte na to, že všichni budou akcentovat své přednosti a bagatelizovat vlastnosti, ve kterých jejich nástroj tak dobrý není. Mějte tedy připravené stejné hodnotící parametry pro všechny.

Oblíbeným trikem je při prezentaci postup „teď si připojíme datový zdroj, pro urychlení dema si data natáhneme z připraveného Excelu“ a pak již jen rychlé vytváření líbivých grafů. Připojení k datovému zdroji a tvorba metadat je klíčovou vlastností reportingových nástrojů a kdybyste již měli v Excelu připravená krásně zpracovaná data, je otázkou, jestli byste opravdu potřebovali BI nástroj. Krásné grafy umí prakticky všechny BI aplikace.

U jednoho až dvou vybraných nástrojů je pak vždy vhodné implementovat Proof of Concept (PoC), který na vašich datech a ve vašich podmínkách ověří, jestli vám nástroj opravdu vyhovuje. Do PoC si vybírejte spíše obtížnější než jednodušší úkoly, vyzkoušejte integraci zabezpečení, mobilní přístup a nezapomeňte na výkonnostní testování v podmínkách nejvyšší zátěže. Zjištění, že aby vše fungovalo jak má, musíte dokoupit dvojnásobek serverových licencí oproti předpokladu, mívá dost neblahý dopad na rozpočet. A také nezapomeňte otestovat export do Excelu, ten po vás uživatelé budou vyžadovat vždy.

• Migrace nebo zcela nový vývoj

Když už máte přeci jen vybranou novou platformu, je před vámi ještě jedno důležité rozhodnutí – co s reporty v původním nástroji? Většinou doporučujeme neprovádět migraci 1:1, ale z auditních logů zjistit, které reporty a analýzy jsou skutečně používané (většinou je to cca 10 % - 20 % všech reportů), probrat s vlastníky a uživateli jejich aktuálnost a vyvinout na základě nich reporty nové, které lépe využívají vlastností nové BI platformy a zároveň odráží byznysové změny, ke kterým v průběhu používání „starých“ reportů došlo.

• Časové hledisko

Cílem pro úspěšného zavedení reportingové platformy je, aby sloužila po dobu 10+ let, protože jinak je režie s migrací / vývojem neúměrně vysoká (samozřejmě s ohledem na velikost společnosti, počty reportů a jejich složitosti).

• Rozsah migrace a její kvalita

V případě, že Vaše společnost už v minulosti nějakou migraci absolvovala, zřejmě už budete mít představu o tom, jakou časovou náročnost můžete očekávat, a když ji vynásobíte dvěma, pravděpodobně se dostanete k reálným číslům. Ti opravdu zkušení při téhle představě možná začnou pokukovat po cestě, jak tuto dobu zkrátit automatizovanou migrací, ale to zase obvykle vede k “ošizení” optimalizací pro daný nástroj. Výsledkem přinejlepším bude “jen” nevyužití maximálního potenciálu BI nástroje, což vás poměrně brzy začne omezovat. V těch horších případech to mohou být problémy s výkonem a s ní spojené nízké využití daného BI nástroje, dále také zvýšená režie na správu, potřeba špičkových (a drahých) IT specialistů, kteří mají s platformou mnohaleté zkušenosti, a pak následuje závislost na těchto dodavatelích a ještě hůř – jejich časových možnostech.

• No a nakonec.. zvážení, jestli opravdu potřebujete novou BI platformu

Důvody, proč společnosti mění BI nástroje, bývají ve skutečnosti často minimálně z části iracionální. Uživatelé si stěžují, že jsou reporty ve „starém“ nástroji ošklivé, nemoderní a pomalé. Obvyklým důvodem je ale to, že byly vytvářeny před řadou let a to způsobem, který odpovídal tehdejšímu stavu nástroje. Mezi tím většina dodavatelů svůj software výrazně modifikovala, přidala nové grafické prvky, formátovací funkce, interaktivitu, in-memory funkcionalitu pro zlepšení výkonnosti a další vlastnosti, které ale do „starých“ reportů nikdy nebyly aplikovány.

Vzhledem k výše popsaným parametrům, finanční i časové náročnosti je tedy na zvážení, zda by náhodou nestačil grafický i funkční facelift stávajících reportů, výkonnostní optimalizace za využití nově přidaných vlastností a obecně změna ve způsobu využívání stávající platformy tak, aby pro uživatele představovala zcela novou, lepší zkušenost a přinášela jim vyšší byznysovou hodnotu.

Další cestou může být kombinace faceliftu stávající aplikace a zároveň přidání nového BI nástroje. Nejčastější je využívání jedné platformy pro masivní statický reporting a jiné pro self-service. To má sice také své nevýhody, ale dokud není self-service reporty potřeba šířit všem ve firmě, jde o zcela funkční model.

Změna BI platformy někdy může dávat perfektní smysl. Pokud pro Business Intelligence aktuálně používáte software, který se nadále prakticky nevyvíjí, výrazně se zvýšila potřeba self-service, došlo k velkému posunu směrem k data science, změnily se byznys požadavky.. to vše mohou být zcela legitimní důvody. Určitě ale toto rozhodnutí doporučujeme neuspěchat, zastavit se a zamyslet, jestli je opravdu podložené racionálními důvody.

autor:

Jakub Holubec