Automatizace výročních zpráv

Dnes jsme si povídali s Jiřím Šafrou z Univerzity Pardubice, kde se zabývá datovými a systémovými analýzami a digitalizací procesů. V rozhovoru jsme se zaměřili na téma automatizace tvorby výročních zpráv.

Jakou roli hrála snaha automatizovat tvorbu výročních zpráv při rozhodování o pořízení datového skladu?

Rozhodnutí budovat datový sklad s využitím moderních přístupů v nás zrálo postupně. O technickém řešení jsme měli pouze obecné představy a potřebovali jsme najít oblast, na které bychom si mohli vyzkoušet funkčnost celého technologického stacku a ověřit správnost výstupů.

Výroční zprávy o činnosti jsou dokumentem, který univerzita zpracovává každoročně. K tomu měla již v minulosti nastavený proces založený na výstupech z různých systémů a nemalém objemu ruční práce řady lidí, kterou bylo nutné aktivně koordinovat. Z hlediska finálního výstupu byl tento proces funkční a zdálo se zbytečné kvůli němu budovat netriviální řešení, kterým datové sklady jsou.

Samotné zpracování výročních zpráv o činnosti proto nebylo primární motivací pro tvorbu datového skladu, ovšem přesto sehrálo významnou roli v jeho zavádění. S ohledem na periodicitu výročních zpráv o činnosti, jejich relativně stabilní strukturu a snadnou dohledatelnost byly totiž ideálním modelovým případem pro prvotní identifikaci zdrojových dat a pro následnou verifikaci výstupů, a to i do minulosti.

Jak se liší tvorba výročních zpráv před zavedením datového skladu a po něm?

Výroční zprávy o činnosti mají předepsanou strukturu a skládají se z textové části a tabulkové přílohy. Tabulková příloha obsahuje bezmála 30 tabulek a datový sklad usnadňuje právě tvorbu této přílohy.

Jednotlivé tabulky popisují činnost univerzity v různých oblastech její působnosti a jejich vypracování vyžaduje vytěžení dat z řady dílčích evidencí. Tyto evidence mají často odlišné uživatele a správce, se kterými bylo nezbytné získání potřebných údajů komunikovat. Ne všechna potřebná data jsou bohužel evidovaná v informačních systémech, některé tabulky jsou zpracovávány např. na základě různých listinných evidencí apod.

V minulosti bylo nutné každý rok oslovit ty správné osoby, hlídat termíny dodání a získané výstupy sjednotit a dále zpracovat. Mohlo docházet i ke změnám vnímání metodiky tak, jak se měnilo obsazení jednotlivých pozic.

V případě informací, které nejsou evidované v informačních systémech, je tato komunikace stále nezbytná. Pokud jsou ale data v nějakém systému zadaná, mohou být přenášena do datového skladu. Díky tomu je možné získat řadu prakticky hotových tabulek na jednom místě, bez nutnosti komunikace většího počtu lidí. To je benefit, který si samozřejmě všichni uvědomují čím dál víc a je patrná snaha i dosud listinné evidence vést strukturovanou digitální formou. Záběr datového skladu se tak (nejen) v oblasti výročních zpráv každým rokem zvětšuje.

Jaké další benefity tento nový proces přináší?

Intenzivnější vnímání významu dat a snahu rozšiřovat, vylepšovat a konsolidovat jednotlivé digitální evidence jsem již zmiňoval.

Musím uvést robustnost, která se stále zvyšuje s rostoucí automatizací celého procesu. Lidé se na jednotlivých pozicích mění, a i ti, kteří setrvávají na jedné pozici delší dobu, mohou v čase nechtěně, nebo z důvodu momentálního nedostatku kapacit měnit své postupy zpracování dat. Jednou vytvořené algoritmy však pracují stále stejně.

Kromě výročních zpráv o činnosti univerzita produkuje i další výstupy, např. podklady pro organizace sestavující mezinárodní žebříčky. Tyto výstupy shrnují tytéž údaje, jako tabulky výroční zprávy o činnosti, často například jen s jiným rozpadem dat. Těmito se zabývají jiné organizační jednotky, což v minulosti mohlo vést k tomu, že si jednotlivé výkazy navzájem neodpovídaly.

Díky implementaci datového skladu jsme daleko konzistentnější v tom, co o činnosti univerzity zveřejňujeme. Nezanedbatelná je také časová úspora, protože již jednou vytvořené sestavy lze snadno – např. s dodáním jiné kategorizace dat – transformovat do jiných.

Jaká je vaše vize, směrem k budoucímu/modernímu fungování výkaznictví VŠ?

Mým maximalistickým snem je přímá integrace systémů prostřednictvím standardizovaných API, prostřednictvím kterých by organizace potřebující výkazy jiných organizací měly možnost získat potřebná data strojově, bez zásahu člověka. Jsem si vědom, že to je stav, který není z mnoha důvodů plně dosažitelný a je proto zapotřebí akceptovat, že určité míře výkaznictví se nelze vyhnout.

Potenciál datových skladů a reportingových nástrojů dalece přesahuje use-case výkaznictví a redukovat tyto technologie pouze na nástroj pro výkaznictví by nebylo efektivní. Přesto, pokud už jimi organizace disponuje, mohou být k tomuto účelu s výhodou rovněž využity.

Mám vizi, že důsledné používání nakonec ukáže, že datová analytika neznamená ohrožení, ale naopak příležitost. Příležitost identifikovat procesy, které dosud digitalizované nebyly. Příležitost podchytit tyto procesy a díky nově vytvořeným evidencím minimalizovat opakovanou rutinní komunikaci ve stylu „napište nám, kolik jste v minulém roce (…)“. Příležitost prostřednictvím automatizace a minimalizace rutinní práce udělat z výkaznictví záležitost strojů a lidem umožnit věnovat se kreativním činnostem.

Rozhovor připravila: Petra Procházková
Oddělení Business analýzy